老秘书工作笔记 人民邮电出版社 下载 pdf 电子版 epub 免费 txt 2025

很多希望从事秘书工作或刚踏上秘书工作岗位的人有这样的疑问：秘书要做哪些工作？如何才能有效地做好这些工作？秘书工作的价值体现在哪些地方？秘书职业的发展前景如何？《老秘书工作笔记》作者以过来人的身份，基于丰富的秘书培训经验，系统地回答了这些问题。本书分为四篇共计16章，第一篇介绍了秘书应知应会及如何获得领导的信任；第二篇介绍了秘书如何管理各类信息，如何做好财物管理，应该掌握的商务礼仪，如何做好商务接待，如何组织各类会议，如何起草各类商务公文等；第三篇介绍了秘书如何进行向上管理，如何做好文件流转，如何让各部门配合自己的工作，如何为领导安排差旅行程，如何为领导安排日程，如何策划各类活动等；第四篇介绍了秘书提升工作效率的思路和工具。另外，第二篇和第三篇各章末尾提供了案例分析和常用清单及模板，这些内容可以帮助读者提升实战能力，掌握实用工具，提高工作效率。本书适合在各类组织尤其是企业中从事秘书工作的人员阅读，也可以作为秘书培训机构及中等专业学校、高等院校相关专业的参考用书。

第一篇秘书工作入门1

第1章秘书应知应会：做秘书之前应该知道这些事2

1．秘书工作的重要性2

2．秘书的工作职责是什么3

3．秘书与助理的区别6

4．做秘书有哪些优劣势8

5．秘书可以走多远9

第2章超出期待一点点：快速获得领导的认可11

1．领导对你的认可有多重要11

2．如何快速获得领导的认可13

第二篇秘书工作初级19

第3章未来藏在你的表达里：信息管理20

1．各类信息勤收集21

2．接打电话有讲究24

3．微信、QQ别乱用26

4．收发邮件有规矩29

5．信息处理按套路34

案例分析35

常用清单及模板37

第4章把公司当成自己的：财物管理38

1．财务不能出岔子38

2．各类资产怎么管42

案例分析45

常用清单及模板47

第5章礼多人不怪：商务礼仪48

1．会面礼仪49

2．接待礼仪51

3．行走礼仪53

4．乘车礼仪54

5．就餐礼仪55

6．涉外礼仪61

案例分析62

常用清单及模板64

第6章大人物更在意小细节：商务接待65

1．接待前66

2．接待中73

3．接待后75

案例分析75

常用清单及模板77

第7章不开无用的会：会议组织78

1．九种低效会议79

2．四种会议分类方式80

3．如何组织一场高效会议81

案例分析89

常用清单及模板91

第8章内容胜过文采：公文写作93

1．关于公文，你需要知道这五点94

2．如何快速完成一篇商务公文104

3．商务公文写作注意事项106

案例分析107

常用清单及模板109

第三篇秘书工作进阶111

第9章让领导为你提供助力：向上管理112

1．为什么要向上管理113

2．向上管什么114

3．怎么做向上管理122

案例分析125

常用清单及模板126

第10章收齐领导要的东西：文件流转128

1．收文129

2．发文136

3．五重境界137

案例分析138

常用清单及模板140

第11章让高管配合你的工作：部门沟通141

1．上传下达143

2．协同工作144

3．冲突管理150

案例分析152

常用清单及模板155

第12章高效管理领导的差旅：差旅安排156

1．领导国内单独出差157

2．陪同领导国内出差169

3．领导国外出差172

案例分析173

常用清单及模板175

第13章高效管理领导的时间：日程管理176

1．“领导端口”接收的工作179

2．“秘书端口”接收的工作187

案例分析190

常用清单及模板192

第14章用表格轻松搞定项目管理：活动策划193

1．启动阶段194

2．计划阶段199

3．执行阶段214

4．监控阶段2155．收尾阶段215

案例分析216

常用清单及模板218

第四篇秘书工作效率提升219

第15章成为“千手观音”一样的秘书：思路220

1．想在前面221

2．善假于物222

3．善假于人238

第16章成为“千手观音”一样的秘书：工具239

1．办公软件240

2．转换工具246

3．压缩工具251

4．笔记工具253

5．协同工具254

6．检索工具258

张小文

中国人民大学MBA在读。曾在某大型教育集团任职近5年，其中2年担任翻译学院院长助理，并获得“金-牌助理”称号；从事秘书线下培训3年，学员遍布国内外企业，包括中国地质集团、中国海外工程有限公司、安世联合集团、新加坡奥兰靠前有限公司等。2020年创办“总助能量站”，专注于秘书线上培训；半年内提出“秘书胜任力模型”，创作累计约26万字的书稿，制作了秘书技能系列课程和课件；相关内容和课程受到众多学员和用户的欢迎，其中很多来自企业，如、、联想、蓝月亮、雅培、碧桂园、宝洁、联合利华、科大讯飞、小鹏汽车等。

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编辑推荐

众多学员及用户交口称赞、大受欢迎的总助能量站创办者张小文力作，汇集500余家企业总助（秘书）的经验和智慧而成；

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媒体评论

太平洋建设 总裁助理 郭成成

好的企业的秘书有一个共同点，能把朴素的原则变成点点滴滴的行动和一以贯之的习惯。《老秘书工作笔记》一书是作者花了5年时间，汇集了500余家企业总助（秘书）的经验和智慧写成的，集理论总结、操作指导、案例解读、实用工具于一体，是一本帮助秘书做到知行合一的好书。

臻和科技 总裁助理 张妍

总助是一个比较小众的职业群体，作为总助的我们，常常会有孤独感。在工作中遇到问题和困惑时，我们并不总能像其他岗位那样，很轻松地找到系统的解决方案。

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北京乐研科技有限公司 总经理助理 秦学良

台塑集团创办者王永庆先生曾说：赋予一个人没有挑战性的工作是在害他。总助是一个充满激情与挑战的岗位，如果你正在择业，我强烈推荐你去做总助。我的领导曾语重心长地对我说：“记住，解决问题的方法是把问题解决掉。”我苦苦思考，却找不到答案，打开这本书之后，我发现解决之道在里面。《老秘书工作笔记》不仅阐述了工作之法，还抽丝剥茧地指引读者构筑系统的知识体系。有了知识体系的支撑，面对错综复杂的问题时，自然会多一份从容与自信。

广州中凯大生电子商务有限公司 总经理助理 陆倩芬

总助这个岗位，看似风光，实则步步维艰，对下要能做好沟通，对上要能做好事情。《老秘书工作笔记》汇集了多种可以拿来即用的方法、技巧和工具，新人可借此加快与领导同频，早日实现“升级通关”。

超威集团 董事长工作助理、董事办主任助理 谢正刚

秘书是一个“弹性”很大的岗位，小到打杂拎包的小秘书，大到“谈笑有鸿儒，往来无白丁”的大秘书，有的人做到了秘书加个“长”，当然，那已经是另一重境界了。这些年从事秘书和助理工作，有过迷惘，也有过思考，曾经很想写一些心得给刚刚走上这个岗位的小伙伴，但由于种种原因迟迟没有动笔。有一天，小文老师突然告诉我，她写了一本书。细细拜读之后，我发现这本书把我想写的都写了，把我很多没想到的也写了，我钦佩之余也感到很有收获。

如何在秘书这个岗位上更好地汲取营养，更快地成长为独当一面、不可或缺的“将”或“帅”，我相信每个人有每个人的理解，但是向前辈学习、向达者学习肯定是一条捷径，相信你一定能通过这本书踏上捷径。

北京华控投资顾问有限公司 合伙人助理 尉菲菲

你有多久没有好好读一本书了？如果你希望成为一位非常好的秘书，你一定要读这本书，因为它由浅入深介绍了秘书应该掌握的技能；如果你和我一样从事助理工作多年，我也向你推荐这本书，因为这本书里面汇集了各行各业前辈的经验，可能未来的某一刻你会用到。

书籍介绍

很多希望从事秘书工作或刚踏上秘书工作岗位的人有这样的疑问：秘书要做哪些工作？如何才能有效地做好这些工作？秘书工作的价值体现在哪些地方？秘书职业的发展前景如何？

本书作者以过来人的身份，基于丰富的秘书培训经验，系统地回答了这些问题。全书分为四篇共计16章，第一篇介绍了秘书应知应会及如何获得领导的信任；第二篇介绍了秘书如何管理各类信息，如何做好财物管理，应该掌握的商务礼仪，如何做好商务接待，如何组织各类会议，如何起草各类商务公文等；第三篇介绍了秘书如何进行向上管理，如何做好文件流转，如何让各部门配合自己的工作，如何为领导安排差旅行程，如何为领导安排日程，如何策划各类活动等；第四篇介绍了秘书提升工作效率的思路和工具。另外，第二篇和第三篇各章末尾提供了案例分析和常用清单及模板，这些内容可以帮助读者提升实战能力，掌握实用工具，提高工作效率。

• 作者：溺在水瓶里的牛 发布时间：2022-09-18 00:29:02

  全面但浅显，秘书的入门书籍，但更希望看到一下社会性的门门道道。

• 作者：默書書 发布时间：2022-02-20 18:27:19

  书中的经验和智慧，让我受益匪浅，作者言简意赅、直戳重点，系统全面的为秘书这个岗位的入门、初级、进阶、工具提供了成长思路，让新秘书少走弯路，为老秘书找到交流机会，从思维导图、案例分析到表格下载，非常实用有价值。真诚感谢

• 作者：malingcat 发布时间：2023-10-19 09:00:22

  近年宋风大热，在12部专著、190余篇论文之后，专家拈笔微笑，给普通读者写了一本书，不是史的写法，又力求小中见大，有“余墨”的趣味。装帧设计有专业团队，印刷有雅昌，可观。

• 作者：毛毛天儿 发布时间：2022-02-11 20:52:58

  不仅是一本秘书工作的参考书，也是初入职场小白的必备工具书。翻看它，像是听着一个老前辈对职场新人的谆谆教导，讲述着做人做事需要注意的方方面面，值得一读。

• 作者： 发布时间：2022-02-17 15:59:29

  原来秘书的工作要很细心，想领导所想

• 作者：最皮的狗子 发布时间：2022-04-14 13:38:25

  很全面的一本书，虽然是针对董事长秘书的，但是同样有借鉴意义。

• 《金秘书为何那样》：把活干得漂亮，才能走得更远

  作者：久锡悦读 发布时间：2022-02-10 19:56:46

  2018年大火的韩剧《金秘书为何那样》，让观众看到一位职业秘书的理想模样。

  女主金美笑从高层会议到上流酒会，再到行程安排、公关，甚至上司的每日起居和喜好等，都打理得井井有条。不仅人长得美，穿衣有品位，而且业务能力简直无敌。

  

  《金秘书为何那样》

  这样一位全能秘书，以至于她提出辞职的时候，作为她上司的男主一度不能接受。

  抛开爱情主题的设定，金秘书能够赢得老板的绝对信任，并且在任9年，是因为她能够解决老板的所有麻烦，把活干得漂漂亮亮。

  不过，做一个让领导满意的秘书，不是光靠嘴上承诺就行的，具体要看你怎样去做。若想了解秘书工作如何做，一本《老秘书工作笔记》便可以成功搞定。

  这是一本能够让大家清楚认识秘书工作的书。从秘书应知应会的事，到初级、进阶和向上提升，由浅入深，系统地回答了秘书工作的相关问题。

  作者张小文基于自己的工作心得和丰富的秘书培训经验，精选了12个案例分析，为大家提供了12份秘书常用清单和72份秘书常用模板，用16章思维导图串联起上百个知识点。

  

  《老秘书工作笔记》

  书中分享的方法，好懂、实用、有效，深受众多学员和用户的喜欢。即使是其他类别的工作，也能灵活运用，打造自己的核心竞争力，让自己走得更远。

  ▶1.获得领导认可，是顺利开展工作的前提

  小莉是一家公司的总经理秘书。有一次公司开会，领导公开提醒小莉把会议纪要做好，说她上周把研发部的一个专业术语写错了。这听起来是一个很小的错误，小莉没有在意，然而后面遇到的一些事情让她屡屡觉得不对劲。

  比如，小莉在主持周例会时，发现运营部有一个数据填错了，便小心提醒运营总监修改，没想到对方不理会她，继续做汇报。

  

  还有一次，小莉同时跟进几件事情的执行情况，发现行政总监根本没做。她很惊讶，连忙去问对方原因，没想到对方回她：“你记错了，这项工作不是我负责的。”小莉赶紧核查，发现她没有记错，便让对方再次确认。

  对方重新翻看会议纪要之后，才知的确是自己记错了。最后，行政总监说了让小莉醒悟的一句话：“我还以为你又弄错了。”

  原来，是领导上次公开点明她错误的举动，给她增添了这些意料之外的麻烦。

  由此可见，如果领导对你的工作表达出不认可，其他同事也意识到这一点，那么你很可能发现，之前沟通很顺畅的工作突然推进不下去，有人不是消极应对，就是糊弄了事。

  《老秘书工作笔记》指出，做秘书，首要的一件事是获得领导对你的认可。可以说，领导的肯定是秘书顺利开展所有工作的基础。

  就像数字10000，假如没有前面的1，后面的4个0将毫无意义。

  很多人会说，我们也知道领导的认可特别重要，可自己一直勤恳干活，也不见领导满意。原因在于，我们没有和领导同频共振。

  

  《金秘书 为何那样》

  大多数人做不好事情，不是能力欠缺，而是没有站在领导的角度去思考问题，对信息的重视程度不够。如果我们能够提前掌握重要的信息，“到什么山唱什么歌”，就能减少错误，高效做事。

  张小文在书中告诉我们，进入一家公司

  做秘书，先要弄清楚两件事——公司情况和领导对你的期待。

  公司情况包括公司性质、公司发展史、公司创始人、公司规模、经营模式、组织架构、各部门职责等。这些信息可以从公司内部、公开资料、公司对外宣传和自己经手等渠道获取。

  领导对秘书岗位的期待可以从招聘网站、前任秘书和他本人等方面去了解。

  秘书要做的事情太多太杂，想要尽早获得领导的肯定，不能眉毛胡子一把抓。最简单的方法就是，从交给你的第一项任务开始。单点突破，然后复制经验，由点到线，再由线到面。

  当你能够超出领导的预期，才会获得锻炼的机会，去负责更多、更重要的工作。

  ▶2.善假于物，是提升工作效率的关键

  曹冲巧借水的浮力称大象的重量；诸葛亮妙借东风火烧赤壁大胜曹操；牛顿借助伽利略的理论，建立牛顿力学。

  看来，善于借力，不仅能够轻松解决困难，而且可以更顺利地达成自己的目标，甚至成就人生的辉煌。

  

  曾任秘书的张小文在探索

  既快又好地完成工作的

  道路上，做过很多摸索。她找寻到的

  最好办法，就是善假于物。

  秘书工作涉及的范围大、对接部门多、工作内容琐碎。想要顺畅地做好一件事情，并不那么容易。对此，书中给出了5种具体的方法。

  模块化

  按照本书结构，秘书工作包含入门、初级和进阶3个部分，共14个知识点。

  改用模块化思路，实际上，这个岗位只有5个模块：上传下达、商务公文、会务管理、商务接待和日程管理。每个模块再细化，可分为15个单点工作。

  模块分类的好处就是，你可以把大模块分解成小模块，这能帮你迅速完成看似从未接触的工作；你也可以将小模块组合成大模块，减轻心理压力，降低出错率。

  流程化

  1769年，英国人乔赛亚·韦奇伍德开办陶瓷工厂，并在工厂内实行精细的劳动分工。

  他把原来由一个人完成的制陶流程，细分成道道工序，分给专人完成。这样，制陶工匠就变成了固定劳动的工人，比如挖泥工、运泥工等。

  

  后来，这种分工便演变成今天我们熟悉的生产流水线。流水线的发明对制造业是一场技术变革，极大地提高了工作效率。

  秘书工作的每一个模块也可以整理一套标准的流程，从环节、步骤到程序，不管是谁，只要按照这套流程，都能很好地完成任务。

  标准化

  对秘书来说，标准化可以减少重复工作，对一件事情更快上手。

  比如，秘书可以使用标准的模板，迅速完成下列工作：

  每日提醒信息

  行程表

  消息回复

  财务报销

  节日问候

  工作总结

  每一件事情按照统一的格式执行，规范日常工作，可以最大限度地节省时间。

  

  《老秘书工作笔记》常用模板

  清单化

  清单化就是在做事情时，把各种琐碎、有无关联的单点工作列成清单，完成一项确认一项，这样可以保证没有遗漏。

  同时，清单化也是将工作细化。如果能把一项工作单点分解，一件难事就有可能变成几件易事，再去逐件攻破。

  可视化

  简单地说，可视化就是一套“眼睛看得懂”且“无需经过大脑思考”的管理方法。

  例如，我们可以在会议室制作显眼的标识，提醒同事手机统一放置何处，会后把用完的笔归位。

  古语有云：“他山之石，可以攻玉。”

  懂得善假于物，就能够更快、更好地完成工作，实现事半功倍。

  ▶3.做个有心人，才能走得更远

  有一句诗验证了秘书工作的上升空间：“海阔凭鱼跃，天高任鸟飞。”只要一个人有能力，不愁没有发展前景。

  然而，决定秘书能走多远的，往往不止对外的硬实力，还有向内的软实力。

  主动做事

  一名能干的秘书，其工作的最大价值在于帮助领导节省宝贵的时间，让他们将有限的时间和精力投入到企业管理、战略决策和人才培养上。

  秘书如果能主动做事，凡事想在前面，就能减少领导等待的时间。

  

  例如，秘书提前把需要审批的文件分门别类地整理好，第二天领导就可以不用等待，立刻审批；在每次业务活动结束之后，便把发票开好，等到后面领导让你报销的时候，就可以快速把申请手续做好。

  还有，每项工作完成时，要主动跟领导汇报。对领导来说，最焦急的就是无法掌握各项工作的进度。如果秘书能够主动和及时地向领导汇报工作情况，领导对你的认可就会多增添几分。

  注重细节

  老子说，天下大事，必做于细。要想做得比别人好，只有在每一件小事上下功夫。

  在商务接待上，前期的接待方案一定要做仔细，比如清楚列明需要对接的行程和人员、什么时间段做什么事、车辆如何安排等。事事只有提前想到，才能做周到。

  日常的工作沟通也需要注意很多细节。比如，微信和QQ在工作使用的频率极高，沟通事情时能发文字就别发语音。如果事情很重要，文字传达不清楚，可以电话沟通。

  注重细节，才能将事情做得尽善尽美。

  极致用心

  关于这一点，作者在书中分享了一个亲自参与的商务接待案例。

  作者和秘书Selina负责接待一行十几人的大客户。第二天，客户团队里有一位高管提出要回上海。因为事出突然，他订了次日早上6点半的飞机。

  Selina知晓情况后，主动找到作者，并告诉作者，她会为客户准备好所有东西。第二天4点半，作者到达客户所在的酒店，便看到Selina已经坐在车里等候了。

  待客户一上车，Selina就像变魔术一样给客户递上面包、三明治和热汉堡，让客户自己挑选。

  作者还在迷糊中思考有什么话题能和客户聊，Selina又像变戏法一般从包里拿出一个膳魔师的保温杯，诚恳地对客户说：“天气冷，我给您倒了一杯热茶，早上刚泡的。”

  客户对Selina连声道谢后，她又从口袋掏出几个口罩和感冒药，还用干净的塑料袋子装起来。她说：“吴总，昨天听说您感冒了，我给您准备了口罩和感冒药。等您上了飞机吃了正好休息，您拿着哈。”

  在一旁看着的作者都觉得自己若是客户，早已感动到心窝里去。

  到了机场，待客户下车之后，Selina从车的后备箱拿出几盒本地特产，一边提着一边说：“吴总，这是当地的特色美食，我给您托运哈。”

  两个星期后，吴总发微信跟作者说，送机这么小的事情也能做得如此妥帖的公司，相信做业务也一定不会差。于是，与吴总价值1亿元的合作顺利达成。

  

  在促成与吴总合作的这件事情上，不可否认秘书Selina的功劳。她为客户做的每一件事虽然小，但都打动人心。

  优秀的人总是将极致作为工作标准，并用心做好每一件事情。后来Selina去了美国，在硅谷一家创业公司找到了喜欢的工作，还发展得很好。

  做工作中的有心人，成为领导身边不可取代的一员，你一定能走得比别人远。

  ▶4.写在最后

  《老秘书工作笔记》一书是作者花费5年时间，汇集500余家优秀企业秘书的经验和智慧写成的。书中

  不仅抽丝剥茧地构建系统的知识体系

  ，而且

  介绍了秘书工作的方法

  ，还有

  很多可以拿来即用的工具

  。

  秘书，对下要能做好沟通，对上要能做好事情，

  想更快地成长为独当一面的“大将”，唯有向达者学习，增强自己的竞争力。

• 想成为像上官婉儿一样的优秀秘书吗？《老秘书工作笔记》给你秘籍

  作者：海风 发布时间：2022-02-04 22:38:39

  谁是历史上最强的女秘书?大家公认的是唐代武则天的秘书上官婉儿。上官婉儿是唐朝女政治家、女诗人，人称“巾帼宰相”。她正是通过秘书工作，走向历史舞台，获得超高的知名度。

  上官婉儿在武则天身边做了20多年的秘书，负责起草文书诏令、处理百司奏表、参与决策政务，为女皇出谋划策。后来武则天退位后，她成为了唐中宗的嫔妃兼秘书，继续参与军国大师的裁决，采取的一系列措施提高了妇女地位。上官婉儿成为当时朝廷里的核心人物。

  

  不管是古代还是现代，秘书工作都多如牛毛。你是否会有这样的经历:自己刚动笔写汇报材料，电话铃声响了，领导要你去问某个项目的进展情况。你了解情况后，向领导回话，业务部的同事要你找领导签字。再过一会儿，合作方打电话问下次商谈的时间……

  一系列的事情让你觉得分身无术，你只恨自己能力不如上官婉儿，时间也不够用。那么，有没有一套行之有效的方法可以帮助你理清思路，让秘书工作变得轻松呢？

  张小文的《老秘书工作笔记》为我们提供了解决问题的秘密宝典。这本书带领你走上秘书工作的道路，帮助你再上一层阶梯，从而提升你的工作效能。

  

  01获得领导认可，是做好秘书工作第一要紧的事

  秘书小米工作勤勤恳恳，每天从早忙到晚。一天，领导问：“我后天去合作方出差的行程安排好了吗？小米说:“合作方还没有发来确切的安排”。领导说:“一周前就跟你说了，赶紧催！”小米连忙打电话问情况，给领导回话。

  过了一会儿，市场部来人问:“我昨天拿来给领导签字的文件签了吗？”小米说:“一大堆事，还没呢。”市场部负责人直接拿文件去找领导，领导皱皱眉头，说:“她怎么连这点小事都没做？”

  小米工作勤奋，为什么效果不好?因为她没有认清秘书工作的价值和重点。秘书工作的价值在于为领导节省时间，一名合格的秘书要能够分辨事情的轻重缓急，根据领导关注的重点，调整自己的工作重点和节奏。

  

  秘书工作是以领导为中心，以领导满意为原则的。做秘书第一件要紧的事就是获得领导对自己的认可，秘书必须具备大局意识，学会站在领导的角度思考问题。领导对你的工作态度满意、能力认可，那么你接下来的工作就能进展顺利，与部门的协调也更顺畅。

  案例中的小米，如果完成了领导心目中的第一任务:出差的安排，后面也不会因为签字的事招来领导的抱怨。

  作为刚入职的公司的新秘书，如何获得领导认可？了解领导对你的期望值。通过招聘网站前任秘书和领导本人，了解领导对你作为秘书的期待，通过你所做的每件事领导给予的反馈来了解领导的风格，使自己做事达到领导心中的标准。只有你做出了超过领导对你期望值的事，才能够为自己争取更多的发展机会。

  很多时候我们做不好工作，就是因为对工作的定位不准确，对领导的期望值不清楚。在看清领导的工作重点，找准自己的定位，明确秘书工作的方向之后，工作要上一步台阶，就必须抓住管理工作的重点。

  02向上管理，让秘书工作顺利进阶

  德鲁克曾说:“你不必喜欢崇拜或者憎恨你的老板。但你必须管理他，让他成为你的成效、成果和成功提供资源”。

  秘书与其他岗位有很大的不同在于，秘书是直接面对领导，必须处理好与领导的关系，才能获得领导更多的支持，否则就会丢掉饭碗。

  

  做好向上管理是秘书工作进阶的重中之重，怎么做到呢？向上管理主要有三种方法，即主动汇报、兑现承诺和观察总结。秘书要定期主动向领导汇报工作进度，现在工作做到了什么程度。承诺的工作任务，要按照规定的时间完成，做到事情件件落实。在工作完成之后要注意观察总结。

  比如领导让小米去寄快递，这看似一件很小的事情，但不同的做法就会产生不同的结果。

  做法一:小米觉得这是一件简单的小事，先做其它的事情，直到下班才想起来寄快递。可是快递员都已经下班了，她没有完成领导交办的任务，领导对她的印象也不会好。

  做法二:小米接到任务后，给顺丰打电话，然后顺丰过一段时间来取件，小米后来向领导汇报，她完成了这项任务。那么小米给予领导的印象就是能够完成工作任务。

  做法三:小米不是一接到任务就离开，而是问领导:“这个件急不急，需不需要保价？领导说:“是的，保个价吧。”小米又问:“寄顺丰可以吗？选最快的一档，明天就可以收到，价格保多少?”“5000”。得到答复后的小米马上找顺丰寄了快递，同时把快递的单号和预计到达的时间发给了领导。这样对小事都很用心的小米，自然能得到领导的信任。

  领导交代秘书的事情，秘书做到事事有回应，件件有着落，领导就会认为这个秘书做事靠谱，让人放心，以后才会交给她办更重要的工作。

  向上管理只是秘书工作的一个重要方面，秘书工作还包含有文件流转、部门沟通、日常管理、活动策划等方方面面，涉及到千头万绪。面对众多的工作，我们只有找对办法，才能保证高质量地完成工作。

  03提升思维，让秘书工作高效轻松

  秘书工作繁琐冗长，一件接着一件，需要谨慎细心。比如你随手将文件放置，等到领导要用文件时，你到处找文件，找不到就会心烦意乱，还会抱怨:“怎么干什么都不顺！”

  中国有句古话:“凡事预则立，不预则废。”做事之前进行深入思考，想出可能出现的问题，提前做好预案，就容易达到目标。比如将所有的文件归类放置，那后面找文件就不会浪费很多时间。

  

  怎样做到高效完成工作？学会分类梳理，运用模块化的思路、流程化的程序、标准化的样板解决问题。

  模块化的工作方式犹如盖房子。传统盖房子需要用砖头、水泥、钢筋、混凝土一块块堆砌成 。装配房建房，床、墙、窗户等都是在工厂定制好，运到工地只需拼接起来就好。

  秘书工作也可以划分为入门、初级、进阶三个部分，共14个模块，每个模块就可以分成不同的单元单点工作，这样分块以后，工作目标就变得清楚可见。

  程序化的流程就是将每个单点的工作整理成一系列的流程，包括工作环节、步骤和程序。这些工作过程十分清楚，任何人都可以按照顺序和步骤实施。

  例如组织一场会议，会议的流程包括会前确定参会人员、时间、内容，起草通知，下发准备会议材料，场地音响，会中审议提出意见，会后修改材料，编写会议纪要，下发文件等等。

  标准化的样板即将每个内容可以直接按模板进行。比如麦当劳的标准化作业，涵盖了从原材料生产到提供产品的全过程。牛肉是使用83%的肩肉和17%的上等五花肉组成，肉绞碎以后，一律形成统一规格的肉饼。

  同样，秘书也可以建立各种模板，比如行程表、会议策划清单、工作总结、模板行文、发文模板、每日信息提醒、节日问候等等。通过标准化不仅可以减少重复劳动，降低错误率，而且可以节省工作时间。你可以将节约的时间用于深度思考，不断提高工作能力。

  写在最后

  每个职场人士都希望通过勤奋工作升职加薪，就走上更广阔的工作舞台。但多数人难以实现目标，就其原因，就是没有掌握做好工作的诀窍和方法。

  《老秘书工作方法》是作者张小文用了5年时间，汇集了500家优秀企业总助秘书的经验和智慧写成的一本书。它深入浅出、生动形象地讲解了做秘书工作具体的方法、文案实例，不仅能够给予秘书工作切实的指引，而且对于职场的其他工作都有启发。

  张小文告诉我们:“有一套科学的做事思路和方法，那么做秘书其实也会很轻松。”

  如果你为秘书工作感到困惑，如果你是一名管理者，为一大堆的问题焦头烂额，请跟随这本书学习，转变思路，运用方法，掌握工具。

  当你了解了这本书的精髓，面对错综复杂的问题，你会找到解决的办法。坚持下去，你就会多一分自信和从容，找到自己的工作价值，也会在工作舞台上熠熠闪光。